Regelmæssige runderinger på arbejdspladsen er en enkel og struktureret metode til selv at forbedre sikkerhedskulturen, arbejdsmiljøet og trivslen på samme tid.
Sikkerhedsrunderinger, inspektioner, tjeklister, arbejdsmiljøgennemgange, Safety Walks, audits – kært barn har mange navne – er en god og effektiv metode til at systematisk og jævnligt at gennemgå jeres processer og områder – og forbedre dem. Det kan samtidig være en fin metode til at forbedre sikkerhedskulturen og fremme dialogen mellem medarbejdere og arbejdsmiljøorganisationen.
Hvorfor lave runderinger?
Formålet med runderingerne er at reducere – eller helt fjerne – enhver risiko for medarbejdere, kunder og miljø. Arbejdsulykker, eller arbejdsmiljørelateret fravær, koster selvsagt på en række parametre – både for den enkelte og virksomheden – og kan fx skyldes:
- rod og uorden,
- dårlig hygiejne,
- risikofyldte arbejdsgange,
- adfærd eller utilstrækkelige politikker
- manglende procedurer for sikker driftsstyring.
En konsekvent indsats er afgørende for at skabe et godt fysisk arbejdsmiljø, der ikke belaster medarbejderne eller udsætter dem for farer. Mange succesrige virksomheder betragter således arbejdsmiljø som en prioritet, og ledelsen opstiller derfor mål for at sikre, at arbejdsmiljøprogrammerne konsekvent bliver gennemført og indlemmet i kravene til driften.
Løbende undersøgelser af arbejdsmiljøet gør det også nemmere og mindre tidskrævende at forny den lovpligtige arbejdspladsvurdering, og arbejdsmiljørunderingen medvirker til at gøre arbejdsmiljørepræsentanten og arbejdslederen i arbejdsmiljøgruppen mere synlige.
En rundering i afdelingen/arbejdsområdet er samtidig medvirkende til, at sikkerhedsgruppen lærer sit arbejdsområde og de ansatte at kende, og dels at de ansatte lærer sikkerhedsgruppen at kende. Det vil også medvirke til at opbygge et tillidsforhold mellem kollegaer og arbejdsmiljøgruppen, hvilket er meget vigtigt, hvis sikkerhedsarbejdet skal give resultater.
Det er arbejdsmiljøgruppens opgave at holde øje med, at arbejdsmiljøet i deres område er i orden, d.v.s at sikkerhedsforanstaltninger i en afdeling fungerer, at de anvendes hele tiden, og at de giver den størst mulige beskyttelse.
Hvordan foregår en rundering?
En sikkerhedsrundering er en tjekliste-metode, hvor fx arbejdsmiljøgruppen går en planlagt ”rute” sammen på arbejdspladsen.
Via de strukturerede og jævnlige sikkerhedsrunderinger prøver man sammen at finde og fjerne mulige årsager til ulykker i det fysiske arbejdsmiljø. Samtidig kan sikkerhedsrunderingerne bruges til at skærpe opmærksomheden på farlige forhold i arbejdsmiljøet, ved at få de ansatte til at deltage mere aktivt i arbejdsmiljøarbejdet.
Herunder er et uddrag fra en tjekliste/rundering for Covid-19. Der vil typisk kunne svares Ja/Nej/ikke relevant, og et “Nej” kunne så resultere i, at der skal udføres en korrigerende handling for at rette op. Der kan eventuelt foto-dokumenteres og/eller kommenteres samt evt oprettes en sag mhp at der udføres en eller flere korrigerende handlinger:
- Indgang, reception og venteområde
- Der er mulighed for håndvask eller spritdispensere er placeret indenfor dørene
- Kontaktpunkter rengøres hyppigt, og hvis muligt, fjernes
- Der er afskærmning ved skranken – evt. opsat plexiglas
- Der er tydelig markering af vente- og eventuelt køområde
- Det er tydeligt hvilke døre, der skal benyttes af besøgende og medarbejdere
- Skiltning viser det maksimale antal personer, der er tilladt i lokalerne
- Information om smitteforebyggende tiltag – evt. plakater fra Sundhedsstyrelsen
- Toiletter, forrum og baderum
- Der er ekstra rengøring af kontaktpunkter, der berøres ofte, fx dørhåndtag, armaturer mv.
- Der er mulighed for god håndhygiejne med vand, sæbe og engangsservietter
- Planlægning af hvem der må benytte hvilke toiletter i bygningen, så man forsøger at undgå trængsel
- Tydelig afstandsmarkering, hvis der er risiko for kødannelse
- Storrumskontoret
- Der er mulighed for korrekt håndhygiejne
- Der er en plan for hyppig udluftning
- Der er kun det tilladte antal arbejdsstationer i lokalet
- osv
Fremgangsmåden for en rundering er typisk;
- Analyse og planlægning af de områder, der skal belyses
- Udarbejdelse af en tjekliste over de områder, der skal afdækkes (fx sikkerhedsprocedurer, lovkrav kontrolforanstaltninger mm)
- Planlægning af tidspunkt for en eller flere inspektioner på stedet
- Udvælgelse af “inspektører” med relevante kompetencer og ekspertise
- Gennemførelse af selve besøget
- Et afsluttende statusmøde, eller oprettelse af forbedrende handlinger samt tildeling af ansvar
En rundering kan fx gennemgå adgangsveje, brandmateriel, afgrænsning af byggepladser, udgravninger, stilladser, entreprenørmaskiner, fællesforanstaltninger, værnemidler, kontrol af udstyr, oprydning mv.
Det er virksomheden som definerer sikker/usikker adfærd. Det kan fx defineres som sikker adfærd, at der er fri adgang til brandmateriel eller, at alt løftegrej er i ordentlig stand. Ved at deltage i runderingerne, og dermed aktivt være med til at vurdere og kontrollere virksomhedens sikkerhedsniveau, bliver medarbejderne mere bevidste om sikkerhed – også i det daglige.
De kolleger, der udfører arbejdet, ved som oftest bedst, hvilke farlige forhold der kan opstå i deres arbejde. Derfor får sikkerhedsgruppen de bedste resultater ud af sikkerhedsrunderne, hvis de gennemgår de enkelte arbejdsfunktioner sammen med den kollega, som udfører det arbejde, der undersøges. Det giver også sikkerhedsgruppen mulighed for at give kollegaen en grundig orientering om risikokilderne og sikkerhedsforanstaltningerne ved det pågældende arbejde. Dertil kommer, at kollegerne ofte vil have forslag til løsninger på deres arbejdsmiljøproblemer – løsninger, som kan bruges af sikkerhedsgruppen i deres fremadrettede arbejde.
Det er vigtigt, at de fejl, der observeres i runderingerne udbedres – enten med det samme eller ved, at der laves en handlingsplan for udbedringen. Desuden er det vigtigt, at der sker tilbagemelding til medarbejderne i de berørte afdelinger på de forbedringer, der sker undervejs. Tilbagemeldinger bruges som en motivation for at få medarbejdere til at fortsætte med at fokusere på sikkerhed, og så der skabes en kultur af to-vejs kommunikation med arbejdsmiljøorganisationen. Tilbagemeldinger kan fx være i form af statistik over udviklingen i afvigelser fra rundering til rundering, eller diverse handlingsplaner, som publiceres i en app eller printes ud og hænges op i kantinen.
Tjeklistetilgangen har den klare fordel, at den systematiske tilgang gør det let at lave statistik og sammenligne både i den enkelte afdeling over tid, men også på tværs af afdelinger. Samtidig opfylder tjeklistetilgangen på en simpel måde de dokumentationskrav, der er til sikkerhedsrunderinger i forhold til at opnå certificering på arbejdsmiljøområdet.
Hvornår skal der laves runderinger?
Det er op til arbejdsmiljøgrupperne selv at tilrettelægge og planlægge disse runderinger, fx hvorledes man kan komme rundt på gruppens område, fx ved stikprøver, men der bør foreligge skriftlig dokumentation på at runderingerne er foretaget, og ikke mindst, deres resultat.
Det anbefales at der på forhånd fastsættes datoer for, hvornår runderingerne skal gennemføres, men de kan fx foretages umiddelbart inden et arbejdsmiljømøde. På den måde kan de enkelte arbejdsfunktioners problemer, og løsningsforslag, løftes frem og diskuteres i arbejdsmiljøgruppen. Hvor ofte der er behov for at gennemføre de generelle sikkerhedsrunder, afhænger af forholdene på det enkelte arbejdssted f.eks. antallet af ulykker eller ændring af arbejdsgange m.m.
Virksomheden skal føre tilsyn med arbejdet, og dette kan bl.a. gøres gennem regelmæssige arbejdsmiljørunderinger med løbende kontrol af arbejdsmiljøforholdene og medarbejdernes adfærd. Formålet med at gennemføre arbejdsmiljørunderinger er, som bekendt, at fastholde og udvikle et sikkert og sundt arbejdsmiljø.
Hvordan kan moderne teknologi hjælpe?
Brug af arbejdsmiljøsoftware er blevet mere udbredt igennem de seneste år, og mange virksomheder har på den måde øget deltagelsen i arbejdsmiljøarbejdet drastisk og gjort processen mere effektiv.
Eftersom en stor del af det administrative arbejde med dataindhentning bliver klaret løbende af softwaren, er mange af de opgaver, som medarbejderne tidligere skulle udføre i forbindelse med fx sikkerhedsauditeringer, ikke længere nødvendige. Resultatet er bl.a. en mere gnidningsløs og effektiv datainsamling og -analyse samt rapporteringsproces.
Oshures modul til sikkerhedsrunderinger giver medarbejdere og administratorer et komplet værktøj til at oprette og gennemføre strukturerede sikkerhedsrunderinger, safety-walks og arbejdsmiljøgennemgange, når som helst og hvor som helst. Der kan fx i runderingsprocessen nemt oprettes sager (med fotodokumentation) som arbejdsmiljøorganisationen skal håndtere senere. Alle data bliver sikkert opbevaret, og vores interaktive og brugervenlige system sikrer, at der kan trækkes løbende grafiske rapporter og benchmarks.
Administratorer kan selv oprette præcis de tjeklister de ønsker, der skal danne grundlag for sikkerhedsrunderinger, safety-walks, arbejdsmiljøgennemgange mv på tværs af virksomheden. Man er således ikke låst til nogen fast skabelon, og kan også tilbyde runderingen på flere sprog, sætte egen svarvægtning mv. Når runderingen er oprettet, kan udvalgte medarbejdere løbende via mobil, tablet eller PC foretage observationer fra marken. Medarbejderne kan i runderingensprocessen oprette sager (med fotodokumentation) som arbejdsmiljøorganisationen skal håndtere.
Via vores brugervenlige, grafiske og interaktive rapport, får administratorer hurtigt overblik over udviklingen over tid i sikkerheden på arbejdspladsen. Afvigelser og anmærkninger kan aflæses i én samlet oversigt på tværs af lokationer, og der kan nemt eksporteres til videre behandling i andre systemer.