Effektive, strukturerede handlingsplaner og opgaver

I Danmark er arbejdsmiljøet reguleret af arbejdsmiljølovgivningen, herunder Arbejdsmiljøloven og bekendtgørelsen om arbejdets udførelse (APV-bekendtgørelsen). Disse lovgivninger indeholder bestemmelser omkring udarbejdelse og gennemførelse af handlingsplaner og APV (Arbejdspladsvurdering). Her er nogle af de centrale punkter:

Arbejdsmiljøloven:

• Arbejdsgiveren har pligt til at sikre, at arbejdsforholdene er sikre og sundhedsmæssigt acceptable for de ansatte.
• Der skal udføres en systematisk arbejdspladsvurdering (APV) af arbejdsmiljøet mindst hvert tredje år eller ved ændringer i arbejdsmiljøet.
• På baggrund af APV’en skal der udarbejdes en handlingsplan, der identificerer og prioriterer nødvendige forbedringer af arbejdsmiljøet.
• Arbejdsgiveren skal sørge for, at handlingsplanen gennemføres og evalueres.

APV-bekendtgørelsen:

• Fastlægger kravene til gennemførelse af APV’en, herunder indsamling af information, involvering af medarbejdere og dokumentation af resultaterne.
• Kræver, at APV’en dækker alle arbejdsforhold, der kan påvirke medarbejdernes sikkerhed og sundhed.
• Skal omfatte en beskrivelse af de handlinger, der skal træffes for at forbedre arbejdsmiljøet, samt tidsplanen for gennemførelse af disse handlinger.

Generelt er formålet med både APV’en og handlingsplanen at identificere og minimere risici for arbejdsulykker og arbejdsrelaterede sygdomme samt at fremme et sundt og sikkert arbejdsmiljø for alle ansatte. Det er vigtigt for arbejdsgivere at overholde disse lovgivningsmæssige krav for at sikre, at arbejdspladsen lever op til de nødvendige standarder for arbejdsmiljøet.

Start med at udføre en grundig undersøgelse og vurdering af arbejdsmiljøet for at identificere risici og problemområder. I Oshure-platformen er der indbygget en række værktøjer som hjælper dig med dette, herunder målrettet spørgeskema- og rapportværktøj.

Baseret på denne vurdering udvikles specifikke tiltag og handlinger, der skal gennemføres for at minimere risici og forbedre arbejdsmiljøet. 

En APV-handlingsplan kan struktureres på forskellige måder afhængigt af virksomhedens behov og kompleksitet. Platformen guider dig automatisk, men her er en typisk struktur, som du kan overveje:

1. Indledning:

• Beskriv formålet med handlingsplanen og dens forbindelse til APV’en.
• Angiv dato for APV’en og navnene på de personer, der har deltaget i vurderingen.

2. Sammenfatning af APV-resultater:

• Opsummer de vigtigste resultater og konklusioner fra APV’en.
• Identificer de vigtigste risici og områder for forbedring af arbejdsmiljøet.

3. Prioritering af handlinger:

• Ranger de identificerede risici og forbedringsområder efter vigtighed og alvorlighed.
• Vælg de mest presserende og kritiske områder, der skal adresseres først.

4. Specifikke handlinger og tiltag:

• Beskriv konkrete handlinger og tiltag, der skal træffes for at forbedre arbejdsmiljøet.
• Angiv ansvarlige personer eller teams for hver handling og fastlæg tidsrammer for gennemførelse.

5. Ressourceallokering:

• Angiv de nødvendige ressourcer (f.eks. budget, udstyr, træning) for at gennemføre de planlagte handlinger.
• Overvej hvordan ressourcerne bedst kan udnyttes for at opnå maksimal effektivitet.

6. Kommunikation og implementering:

• Planlæg hvordan du vil kommunikere handlingsplanen til alle relevante medarbejdere. Via Oshure-platformen gøres dette nemt via den medfølgende medarbejder-app.
• Beskriv hvordan implementeringen af planen vil blive overvåget og evalueret.

7. Evaluering og opfølgning:

• Fastlæg metoder til at evaluere effektiviteten af de implementerede handlinger.
• Planlæg regelmæssige opfølgningsmøder eller checkpoints for at vurdere fremskridt og foretage eventuelle justeringer.

8. Dokumentation og revision:

• Sørg for at dokumentere alle trufne foranstaltninger og ændringer i arbejdsmiljøet. Dette sker automatisk på Oshure-platformen.
• Planlæg at revidere handlingsplanen regelmæssigt for at sikre, at den forbliver relevant og opdateret.

Regelmæssig opfølgning er afgørende.

• Planlæg statusmøder eller checkpoints for at vurdere fremskridt, identificere eventuelle hindringer og foretage justeringer efter behov.
• Hold kommunikationskanaler åbne for at adressere bekymringer og støtte hinanden.

Oshure-platformen giver mulighed for automatisk opfølgning til relevante stakeholders så der sikres fremdrift og gennemførelse.

• Implementerende politikker og procedurer til at håndtere stress, herunder fleksible arbejdstider, fordeling af arbejdsbyrde, og træning i stresshåndtering.
• Tilbyde træning i stresshåndtering og mindfulness teknikker til medarbejdere.
• Fremme en kultur, der værdsætter work-life balance og sociale støttenetværk.
• Fremme fysiske aktiviteter og pauser i løbet af arbejdsdagen.
• Tilbyde ressourcer til medarbejdere, såsom adgang til kriserådgivning eller mental sundhedsressourcer.